1. Objet
La présente politique de confidentialité a pour objet d’informer les utilisateurs du site internet de KM9 Ride, les prospects, les clients et les locataires sur les conditions dans lesquelles leurs données personnelles peuvent être collectées, utilisées, conservées et protégées.
KM9 Ride attache une importance particulière à la protection des données personnelles et s’engage à traiter les données conformément au Règlement général sur la protection des données, à la loi Informatique et Libertés modifiée et aux recommandations applicables de la CNIL.
2. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données personnelles est :
KM9 Ride
Société par actions simplifiée à associé unique
RCS Beauvais : 103 989 141
Siège social : 8 rue du Général de Gaulle, 60790 Valdampierre, France
Email : support@km9ride.fr
Téléphone : 06 27 58 42 95
3. Données collectées
Dans le cadre de son activité de location de véhicules terrestres à moteur sans chauffeur, KM9 Ride peut collecter les données suivantes :
nom ;
prénom ;
adresse postale ;
code postal ;
ville ;
date de naissance ;
adresse email ;
numéro de téléphone ;
permis de conduire ;
pièce d’identité ;
justificatif de domicile ;
RIB ;
dates et heures souhaitées de début et de fin de location ;
lieu ou adresse de départ ;
lieu ou adresse de retour ;
message libre transmis par l’utilisateur ;
informations relatives à la réservation ;
informations relatives au véhicule loué ;
informations relatives au paiement ;
informations relatives au dépôt de garantie ;
contrat de location ;
état des lieux ;
photographies du véhicule au départ et au retour ;
échanges avec KM9 Ride ;
informations nécessaires à la gestion d’un incident, d’un dommage, d’un sinistre, d’une contravention, d’un impayé ou d’un litige.
KM9 Ride veille à ne collecter que les données nécessaires au traitement des demandes, à l’exécution des locations, à la sécurité des véhicules, à la gestion administrative et au respect de ses obligations légales. Le principe RGPD de minimisation impose que les données soient adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire.
4. Finalités du traitement
Les données personnelles sont collectées et traitées pour les finalités suivantes :
réception et traitement des demandes de réservation ;
vérification de l’identité du locataire ;
vérification de l’âge et du permis de conduire ;
vérification de l’éligibilité à la location ;
prise de contact avec le client ;
confirmation ou refus d’une demande de réservation ;
préparation du contrat de location ;
organisation du départ et du retour du véhicule ;
gestion du paiement ;
gestion du dépôt de garantie ;
gestion des états des lieux ;
gestion du kilométrage, du carburant, des accessoires et des équipements ;
gestion des dommages, sinistres, vols, pertes, contraventions, frais ou litiges ;
gestion de la relation client ;
gestion comptable, fiscale et administrative ;
respect des obligations légales et réglementaires ;
défense des droits et intérêts de KM9 Ride.
5. Bases légales du traitement
Selon les cas, les traitements réalisés par KM9 Ride reposent sur les bases légales suivantes :
L’exécution de mesures précontractuelles ou contractuelles, lorsque les données sont nécessaires pour traiter une demande de réservation, préparer ou exécuter un contrat de location.
Le respect d’obligations légales, notamment en matière comptable, fiscale, administrative, de facturation ou de réponse aux autorités compétentes.
L’intérêt légitime de KM9 Ride, notamment pour assurer la sécurité des véhicules, prévenir les fraudes, gérer les litiges, défendre ses droits, gérer les dommages, les sinistres, les contraventions ou les impayés.
Le consentement, lorsque celui-ci est requis, notamment pour certains cookies ou services tiers non strictement nécessaires.
6. Caractère obligatoire des données
Certaines données sont indispensables pour traiter une demande de réservation ou conclure une location.
À défaut de communication des informations demandées, KM9 Ride pourra ne pas être en mesure de traiter la demande, de confirmer la réservation, de préparer le contrat ou de remettre le véhicule.
Les données obligatoires sont celles nécessaires à l’identification du locataire, à la vérification du permis, à la conformité du dossier, au paiement, au dépôt de garantie, à la sécurité de la location et au respect des obligations légales.
7. Destinataires des données
Les données personnelles sont accessibles uniquement à KM9 Ride et aux personnes habilitées.
Elles peuvent être transmises, uniquement lorsque cela est nécessaire, aux destinataires suivants :
prestataire d’hébergement du site ;
SiteW ;
Jotform ;
prestataire de paiement ;
prestataire de dépôt de garantie ou d’empreinte bancaire ;
expert-comptable ;
assureur ;
conseil juridique ou administratif ;
prestataire informatique ;
autorités administratives, judiciaires, de police ou de gendarmerie lorsque cela est légalement requis ;
toute personne ou entité devant intervenir dans la gestion d’un litige, d’un sinistre, d’un impayé, d’une contravention ou d’une obligation légale.
KM9 Ride ne vend pas les données personnelles de ses clients.
8. Durées de conservation
KM9 Ride conserve les données uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, sous réserve des obligations légales de conservation, des délais de prescription et de la nécessité de conserver certains éléments en cas de litige.
La CNIL rappelle que la durée de conservation doit correspondre à la durée nécessaire à l’objectif ayant justifié la collecte ou l’enregistrement des données.
Documents sensibles transmis pour la location
Les documents justificatifs transmis dans le cadre d’une demande de réservation ou d’une location, tels que la pièce d’identité, le permis de conduire, le justificatif de domicile et le RIB, sont conservés uniquement pendant la durée nécessaire au traitement de la demande et à l’exécution de la location.
En l’absence de litige, dommage, impayé, sinistre, contravention ou procédure en cours, ces documents sont supprimés dans un délai maximum de 30 jours après la fin de la location.
En cas de litige, dommage, impayé, sinistre, contravention, suspicion de fraude, procédure ou nécessité de preuve, certaines données peuvent être conservées plus longtemps, pour la durée strictement nécessaire à la gestion du dossier, à la défense des droits de KM9 Ride et au respect des obligations légales.
Contrats, factures, états des lieux et pièces comptables
Les factures, contrats de location, états des lieux signés, pièces comptables et justificatifs liés à une location peuvent être conservés pendant 10 ans, conformément aux obligations applicables aux documents comptables et pièces justificatives. Le Code de commerce prévoit que les documents comptables et pièces justificatives sont conservés pendant dix ans.
Données de contact et échanges
Les données de contact et échanges avec KM9 Ride peuvent être conservés pendant la durée nécessaire à la gestion de la relation client, des demandes, des réservations, des réclamations ou des litiges.
Données liées aux cookies
La durée de conservation des cookies dépend de leur nature, de leur finalité et des paramètres applicables. Les cookies non strictement nécessaires sont soumis aux règles de consentement applicables.
9. Sécurité des données
KM9 Ride met en œuvre des mesures raisonnables afin de protéger les données personnelles contre la perte, l’accès non autorisé, la divulgation, l’altération ou la destruction.
Toutefois, aucun système informatique, service en ligne, formulaire externe ou transmission par internet ne peut être considéré comme totalement sécurisé.
L’utilisateur est invité à ne pas transmettre d’informations inutiles, excessives ou non demandées dans les champs libres du formulaire.
10. Transfert hors Union européenne
Certains prestataires techniques utilisés par KM9 Ride, notamment les services de formulaire, d’hébergement, de cartographie, de paiement ou autres services tiers, peuvent impliquer un traitement ou un hébergement de données en dehors de l’Union européenne.
Lorsque cela est applicable, KM9 Ride veille, dans la mesure du possible, à ce que les prestataires concernés mettent en place des garanties appropriées conformément à la réglementation applicable.
11. Cookies et traceurs
Le site peut utiliser des cookies ou technologies similaires nécessaires à son bon fonctionnement.
Le site peut également intégrer des services tiers tels que SiteW, Jotform, Google Maps ou tout autre service permettant l’affichage de contenus, la gestion de formulaires, la mesure technique ou l’amélioration de l’expérience utilisateur.
Certains cookies sont strictement nécessaires au fonctionnement du site et peuvent être déposés sans consentement préalable.
D’autres cookies ou traceurs, notamment ceux utilisés pour la mesure d’audience, la publicité, les réseaux sociaux, la personnalisation ou certains services tiers, peuvent nécessiter le consentement préalable de l’utilisateur.
L’utilisateur peut configurer son navigateur afin de refuser ou limiter les cookies. Il est toutefois informé que le refus de certains cookies peut affecter le fonctionnement du site ou de certains services intégrés.
La CNIL précise que les internautes doivent être informés et donner leur consentement préalablement au dépôt de certains traceurs, tandis que d’autres traceurs peuvent être dispensés de consentement.
12. Formulaire de réservation
Le formulaire de réservation permet à l’utilisateur de transmettre une demande à KM9 Ride.
L’envoi du formulaire ne constitue pas une réservation définitive.
Les données transmises par le formulaire sont utilisées pour traiter la demande, vérifier l’éligibilité du locataire, contacter le client, confirmer ou refuser la demande, préparer la location, gérer les documents nécessaires et organiser la remise éventuelle du véhicule.
Le formulaire peut être fourni par un prestataire tiers, notamment Jotform. L’utilisateur est invité à consulter les conditions et politiques de confidentialité des services tiers concernés lorsqu’ils sont utilisés.
13. Droits des personnes concernées
Conformément à la réglementation applicable, toute personne concernée dispose des droits suivants :
droit d’accès ;
droit de rectification ;
droit d’effacement ;
droit d’opposition ;
droit à la limitation du traitement ;
droit à la portabilité lorsque ce droit est applicable ;
droit de retirer son consentement lorsque le traitement repose sur le consentement ;
droit de définir des directives relatives au sort de ses données après son décès.
Ces droits peuvent être exercés en contactant KM9 Ride à l’adresse suivante :
support@km9ride.fr
La demande doit préciser le droit exercé, l’identité du demandeur et les données concernées. KM9 Ride pourra demander un justificatif d’identité lorsque cela est nécessaire afin de prévenir toute demande frauduleuse ou non autorisée.
14. Réclamation auprès de la CNIL
Si l’utilisateur estime, après avoir contacté KM9 Ride, que ses droits ne sont pas respectés ou que le traitement de ses données n’est pas conforme à la réglementation applicable, il peut introduire une réclamation auprès de la CNIL.
15. Modification de la politique de confidentialité
KM9 Ride se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment, notamment afin de tenir compte d’une évolution légale, réglementaire, technique, organisationnelle ou fonctionnelle du site.
La version applicable est celle publiée sur le site au jour de la consultation.